Kybernetische Systemmodelle - System-Dynamics-Ansatz nach Forrester

Kybernetische Systemmodelle

System-Dynamics-Ansatz nach Forrester

• Ziel = Verhalten komplexer dynamischer Systeme anhand von Simulationsmodellen verstehen, Schwachstellen entdecken, Folgen voraussehen und dadurch Entscheidungsfindung unterstützen
• basiert im Wesentlichen auf Arbeit mit Feedbacknetzwerken
• Schritte mit denen ein Simulationsmodell erreicht werden kann:

1. Identifikation des Problems
2. Ermittlung der relevanten Faktoren
3. Aufzeichnung der Systemstruktur nach Ursache-Folge-Informationsrückkopplungsschleifen
4. Formulierung der Entscheidungsregeln
5. Konstruktion eines mathematischen Modells
6. Simulation des Systemverhaltens
7. Vergleich der Simulationsergebnisse mit dem Wissen über das reale System
8. Revision des Modells
9. Veränderung des realen Modells

• Vorteile → Ansatz ist sehr technomorpher Art, definierte Schritte zeigen Dynamik des Systems, systemimmanente Dynamik macht sich durch Rückkopplungen positiver und negativer Art bemerkbar, intuitionswidriges Verhalten von Systemen kann deutlich erkannt werden
• Nachteile → Vorwurf dass der Ansatz sämtliche neuen Erkenntnisse aus Kybernetik vermissen lässt

Kybernetik im Management - Grundsätze der Kybernetik

Kybernetik im Management

Grundsätze der Kybernetik

• Kybernetik = Wissenschaft der Regelung, Lenkung, Steuerung komplexer Systeme
• sozio-technisches System → technischer Teil = Aufgaben und Technologien im Unternehmen, soziale Komponente = Mitglieder des Systems (sämtliche Mitarbeiter des Unternehmens) und deren Rolle im System, dritte Komponente = Interaktion zwischen allen Elementen
• sozio-technische Systeme = offene Systeme → kommunizieren mit der Umwelt, werden von Umwelt in bestimmter Weise wahrgenommen und beeinflusst
• Einflüsse aus Umwelt = Input
• Einflüsse auf Umwelt = Output

Hemmnisse und Grenzen des Wissensmanagements

Hemmnisse und Grenzen des Wissensmanagements

• wichtig durch geeignete Maßnahmen mögliche Hemmnisse in der Anwendung zu beseitigen bzw. zumindest die schädlichen Auswirkungen zu reduzieren
• kritische Punkte:
  • internes Marketing für Wissensmanagement zur Akzeptanzförderung
    • Herausstellen welchen Beitrag Faktor Wissen heute und zukünftig darstellt auf allen Entscheidungsebenen
    • Förderung und Motivation von Mitarbeitern
    • Akzeptanzschwierigkeiten können auch durch verschiedene individuelle Barrieren entstehen
    • Marketing – Maßnahmen → Abteilungsmeetings, Mitarbeitergespräche, Incentives, vertrauensbildende Maßnahmen
  • Sorgfältige Auswahl und Gestaltung der IKS Lösungen
    • Bedienbarkeit und Qualität in Wissensdarstellung sowie Verständlichkeit gefördert
    • durch vielfältige Darstellung wird auch Qualitätsempfinden der Informationen gesteigert
    • adäquate Betreuung auch im laufenden Betrieb → entsprechende Ressourcen müssen dem IKS Bereich zur Verfügung gestellt werden
  • Gezielte Auswahl und Aufbereitung von Wissensbausteinen
    • Content is King
    • Auswahl des einzustellenden Wissens ist erfolgskritische Aufgabe
    • sorgfältige Bearbeitung des Prozessschrittes Analyse der Wissensbedürfnisse erforderlich

Wissensmanagement systematisch einführen

Wissensmanagement systematisch einführen

• 5 Phasen
  • Planung
    • Ziele organisieren
    • Betrachtung des Markt- / Wettbewerbsumfeldes
    • Entwickeln von Visionen /Szenarien
    • Festlegen von Strategien / Zielen für Wissensmanagement
  • Analyse
    • Erkennen von Wissenslücken heute-zukünftig
    • Störgrößen für Wissensmanagement identifizieren
    • Bedarfsspezifikation
    • Zielgruppenanalyse
    • Anforderungsprofile
  • Design
    • Themen / Inhalte festlegen
    • Methodenauswahl
    • Toolauswahl
    • Implementierung vorbereiten
  • Implementierung
    • Maßnahmen umsetzten
    • Tools einführen
    • Lösungen testen
    • Mitarbeiter qualifizieren
  • Evaluierung
    • Effektivität prüfen
    • Abgleich mit Zielen
    • Weiterentwicklungen anstoßen

Organisatorische Verankerung von Wissensmanagement

Organisatorische Verankerung von Wissensmanagement

• Wissensmanagement ist eine typische Querschnittsaufgabe → für alle Unternehmensbereiche und auf allen Entscheidungsebenen relevant
• unterschiedliche Kenntnisse und Qualifikationen sind erforderlich um Wissensmanagement im Unternehmen interdisziplinär zu verankern
• besonders Bereiche Personalentwicklung, Unternehmensstrategie, -kultur, Organisationsentwicklung, Informationsverarbeitung gefordert
• Wissensmanagement in der Personalentwicklung
  • wegen Personengebundenheit von Wissen
  • Entstehung und Speicherung von Wissen
  • dafür sorgen dass durch Fluktuation und Ausscheiden von Mitarbeitern keine Wissenslücken entstehen → geeignete Maßnahmen finden, welch den Erwerb, die Nutzung und Weitergabe von Wissen fördern
  • durch gezielte Personalentwicklung möglich den Wissensstand zu steigern → Aquirieren qualifizierter Mitarbeiter, gezielte Weiterqualifizierung des vorhandenen Mitarbeiterstamms
  • demotivierte Mitarbeiter stellen erheblich Wissensbarrieren dar, weil sie nicht aktiv Wissen aufbauen und weiterleiten und negativ auf Kollegen im Umfeld einwirken
• Wissensmanagement als Geschäftsführungsaufgabe
  • Unternehmensziele dienen als Messlatte für Wissensmanagement → ableiten konkreter Maßnahmen einfacher wenn Ziel einfach und präzise formuliert ist
  • Aufbau von Wissen kann im Einklang mit strategischen Zielsetzungen des Unternehmens erfolgen
  • Wissensmanagement funktioniert reibungsloser wenn es in ein von Offenheit geprägtes Unternehmensumfeld eingebettet ist
  • Austausch von Wissen erfordert aktive Kommunikationsbeziehungen zwischen den Mitarbeitern und den unterschiedlichen Führungsebenen
  • Unternehmensmanagement hat Vorbildfunktion → bewusstes Zurückhalten von Informationen ist kontraproduktiv für Wissensmanagement
  • Unternehmensmanagement muss Controllinginstrumente entwickeln und verankern um Wirksamkeit des Wissensmanagements zu überprüfen und ist verantwortlich dafür, dass die vom Wissensmanagement verfolgten Ziele erreicht werden
• Wissensmanagement in der Organisationsentwicklung
  • Bestimmen der Aufgaben des Wissensmanagements und deren ausführende Personen und Verankerung in Organisationsstruktur
  • Maßnahmen, Methoden des Wissensmanagements müssen in Geschäftsprozesse des Unternehmens integriert, angewendet und dauerhaft weiterentwickelt werden
• Wissensmanagement im IKS-Bereich
  • IKS-Systemen kommt Unterstützerfunktion zu
    • Speicherung und Verwaltung von Wissen
    • Austausch von Wissen
    • Zugang zu unterschiedlichen internen und externen Wissensquellen
    bereit stellen
  • hilft auch Wissensmanagement möglichst wirtschaftlich und reibungslos in die täglichen Abläufe zu integrieren
  • Schlüsseltechnologien sind weltweite Vernetzung durch Inter- und Intranet, Verfügbarkeit dessen auf mobilen Endgeräten
  • IKS sind treibende Kraft im Wissensmanagement aber man darf nicht Wissensmanagement als rein technische Aufgabe sehen

Instrumente für Verwaltung, Weitergabe und Zugang zu Wissen

Instrumente für Verwaltung, Weitergabe und Zugang zu Wissen

Verwalten von Wissen über Kunden

• Kundenwissen effizient organisieren → CRM (Customer Relatioship Management) → Anwendungsprogramme zur Unterstützung
• besondere Herausforderung der CRM ist die mobile Nutzung und deren Integration bzw. Datenabgleich mit zentralen Vertriebs- und ERP-Lösungen
• bei geschicktem Einsatz der CRM stehen Mitarbeitern im Außendienst sämtliche kundenrelevante Informationen zur Verfügung

Verwalten von Wissen über Produkte

• Verwaltung der technischen Produktbeschreibungen vereinfacht durch EDMS (Engeneering Data Management Systeme) oder PDMS (Produktdaten Management Systeme)
• EDMS / PDMS berücksichtigen im Besonderen Anforderungen an Archivierung, Verwaltung und Zugriffssteuerung
• verfolgen oft lebensyzyklusorientierten Ansatz → unterstützen das Management technischen Wissens über den gesamten Produktlebenszyklus und verwalten alle relevanten Daten und Dokumente, die während das Lebenslaufes zum Produkt anfallen und gespeichert werden müssen

Kommunikation, Meinungsaustausch, Weitergabe von Wissen

• Email
  • erlaubt zeitnah und räumlich verteilt, ohne Anwesenheitspflicht des Gesprächspartners wie bei Telefon zu kommunizieren
  • außerdem Zwang, Nachrichten schriftlich zu fixieren → Begrenzung auf das Wesentliche
  • unterliegen nicht den gleichen zeitaufwendigen formalen Zwängen wie klassische Geschäftsbriefe
• Mailinglisten
  • Verteilen von themenspezifischem Wissen
  • zu ausgewählten Themenbereichen werden Interessenten eingetragen
  • sobald aktuelle Informationen zu einem Thema eintreffen werden sie den eingetragenen Anwendern per Email zugestellt
• Newsgroups
  • ähnlich wie Mailinglisten
  • zu Fachthemen werden bestimmte Informationen und Expertenmeinungen auf einem Newsserver zur Verfügung gestellt
  • eingetragene Anwender können Meinungen und Diskussionsbeiträge abgeben und sich mit Fachkollegen austauschen
• Unternehmenswikis
  • unternehmensinterne Informationsdatenbanken
  • Inhalte werden durch Vielzahl von Mitarbeitern des Unternehmens erstellt und verwaltet
  • Hypertextsystem → gestattet es vielen Autoren an Texten zu arbeiten
  • startet als Einzelseite → inhaltliche Anreicherung im Laufe der Zeit durch hinzukommende Beiträge zu unterschiedlichen Themenbereichen
  • Intranetstruktur und Wiki-Software erforderlich
  • Einrichtung eines Unternehmenswiki
    • Grundbefüllung mit interessanten Themenbereichen vor Erstveröffentlichung sinnvoll → reduziert Berührungsängste, gibt Anhaltspunkte zu Inhalten und erwünschter inhaltlicher Tiefe der Beiträge
    • Vorgabe der Kategorisierung im Wiki → soll möglichst einfach und selbsterklärend sein
    • Anlegen neuer Kategorien sollte wenigen Personen vorbehalten sein
    • Ernennung eines Wiki-Verantwortlichen → internes Marketing und Qualitätssicherung der Beiträge
    • Erstellen von Beiträgen als sinnvoll und wertvoll einschätzen → für redaktionale Tätigkeiten entsprechend Arbeitszeit einräumen
    • Motivierung aller Mitarbeiter zur Wiki-Nutzung

Zugang zu personenbezogenem Wissen

• Expertendatenbanken / Yellow Pages
  • gleiches Prinzip wie Dokumentendatenbank
  • frei formulierbare oder aus Liste zu selektierende Merkmale zur Suche nach Wissensträger
  • einfache Version → Kontaktdaten des Experten hinterlegt
  • anspruchsvollere Version → Kontaktdaten und Informationen über Qualifikation, Erfahrungen, angeschlossene oder laufende Projekte
• Storytelling
  • Methode, die darauf abzielt Wissen in einem Unternehmen verfügbar zu machen
  • Grundidee → durch Erzählform einer Geschichte für viele Personen einfacher sich für Themen zu interessieren und diesen Aufmerksamkeit zu schenken, einfacher auch komplexe Zusammenhänge anschaulich zu machen
  • kritisch → keine einheitliche Methode um Zielsetzung des Wissensmanagements zu erreichen → evtl. wenig greifbar
• Expertensysteme
  • spezielle Kategorie von Softwaresystemen mit denen bestimmte, abgegrenzte Problemstellungen bewertet, beurteilt und/oder gelöst werden sollen
  • notwendiges Experten- / Fachwissen dafür in Wissensbasis hinterlegt
  • eingesetzt wo es keine mathematisch eindeutig ableitbare Lösung gibt → Einsetzen Heuristiken zur Problemlösung durch Fachexperten
  • Diagnoseaufgaben → klassifizieren Fälle
  • Beratungssysteme → Auswahl von Handlungsalternativen anhand von vorliegenden Präferenzstrukturen
  • Entwurfs- / Planungssysteme → Selektion der richtigen Alternative aus einer Vielzahl verschiedener Alternativen, Berücksichtigung von Unverträglichkeiten gewählter Elemente und Anordnung in richtiger Reihenfolge
  • Entscheidungssysteme → sollen selbständig Entscheidungen treffen
  • Einsatz von Expertensystemen nicht unkritisch → fast unmöglich sämtliche Konstellationen eines Sachverhaltes elektronisch in einem Regelwerk festzuhalten, kontinuierliche Pflege der Wissensbasis stellt erhebliche Herausforderung dar
• Vorschlagswesen
  • Mittel um das in den Köpfen der Mitarbeiter steckende Wissen bzgl. der effizienten Gestaltung der Produktmerkmale, Arbeitsabläufe oder Betriebsorganisation zu erschließen
  • Aufgabe des Wissensmanagements → Schaffen von optimalen Bedingungen zur Motivation von Mitarbeitern das Instrument zu nutzen
  • klassischer Zettelkasten / intranetbasierte Anwendung

Zugang zu projekt- / themenbezogenem Wissen

• Dokumenten- / Content Managementsysteme
  • unterstützen definierten Prozess, wie Dokumente gekennzeichnet, versioniert und archiviert werden um sie bei Bedarf zeitnah recherchieren zu können
  • umfasst unterschiedlichste Inhalte → Texte, Tabellen, Grafiken, Töne, Bilder, Bewegtbilder (Animationen, Filme)
  • meist datenbankgestützt → Möglichkeit mit Merkmalen ein Dokument zu kennzeichnen und in vorher definierte Strukturen abzulegen
  • Anwender suchen mit Schlagwörtern nach passenden Dokumenten
  • für anspruchsvolle Anwendungsfälle können Dokumentenmanagementsysteme mit Work-flow-Systemen kombiniert werden
• Know-how Datenbanken
  • Variante der Expertendatenbank
  • Beschreibung von technischen Lösungen, die ein Unternehmen irgendwann irgendwor einmal realisiert hat
  • hinterlegte Informationen sind themenfokussiert

Globaler Zugang zu themenspezifischen Informationen

• Suchmaschinen
  • Suchmaschinen des WWW
  • nach Eingabe bestimmter Suchmerkmale erhält man eine Reihe von Verknüpfungen (web-Links)
  • spezielle Suchen bei Informationsdienstleistern → Qualität der Suchergebnisse meist besser aber Anfragen kostenpflichtig
• Knowledge Portale
  • meist webbasierte Plattformen über die ein Zugang zu IKS-unterstützten Funktionen für das Wissensmanagement möglich ist
  • meist unternehmensspezifisch realisiert → könnte Zugang zu
    • Unternehmenswiki
    • Expertendatenbank
    • Know-how-Datenbank
    • diverse Kollaborationstools
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Auswerten von großen Datenbeständen mit Data Warehouse Lösungen

Auswerten von großen Datenbeständen mit Data Warehouse Lösungen

• häufig ist in Datenbeständen der operativen Systeme von Unternehmen wertvolles Wissen verborgen, ohne dass es den betroffenen Entscheidungsebenen zugänglich ist
• Ursache → unzureichende Datenauswertung und -analyse, vor allem wenn die Anwendungsprogramme auf unterschiedlichen Plattformen betrieben werden
• in Data-Warehouse werden Daten gesammelt und analyseorientiert strukturiert unabhängig vom operativen System
• zusätzlich zu internen Daten auch Möglichkeit externe Daten einzuspeisen
• Analysebereiche innerhalb eines Data Warehouse = Data Marts
• Analysetools (OLAP-Werkzeuge) erlauben es gespeicherte Daten nach spezifischen Merkmalen zu selektieren und Korrelationen zwischen bestimmten Merkmalen aufzuspüren