Wissensmanagement als Prozess nach Probst

Wissensmanagement als Prozess nach Probst

• Geschäftsprozesse sind eine definierte Folge von Aktivitäten, die einem bestimmten Zweck dienen
• Wissensmanagement prozessorientiert betrachtet → konkrete Einzeltätigkeiten lassen sich identifizieren und Ansatzpunkte zum Umsetzen und „Leben“ von Wissensmanagement identifizieren
• Konzept der Wissensbausteine
• Formulieren von Wissenszielen
  • Wissensmanagement in enger Abstimmung mit Unternehmensstrategie geplant
  • für jedes in der Unternehmensstrategie formulierte Statement bzw. Unternehmensziel ist zu prüfen inwieweit der Faktor Wissen dazu beitragen kann dieses zu erreichen
  • Formulieren von Wissenszielen einfacher wenn eine klare Unternehmensstrategie formuliert ist
  • Wissensziele werden aus Unternehmenszielen abgeleitet
  • Wissensziele geben dem Wissensmanagement eine Richtung und schließen die oft feststellbare Lücke zwischen strategischer Planung und operativer Umsetzung
  • qualifizierte Zielvorgabe trifft auch Aussagen zu Zielmaßstab, Zielerreichung, zeitlichen Bezug der Zielerreichung
  • Zielmaßstab und -erreichung erleichtern die Kommunikation der Ziele im Unternehmen
• Wissensbedarf analysieren
  • welche Zielgruppen benötigen welche Wissenselemente für die qualifizierte Ausführung von Aufgaben
  • Zielgruppen → verschiedene Entscheidungsebenen in Linienfunktionen (Sachbearbeiter, mittleres Management, Top Management), bereichsübergreifende Prohjektteams
  • für jede Zielgruppe eine Art Wissensprofil formulieren → beschreibt Gesamtheit der benötigten Wissenselemente für die betrachtete Zielgruppe
  • verschiedene Zielgruppen benötigen Wissen auf unterschiedlichen Verdichtungsstufen
  • Lokalisation von Wissenslücken durch Abgleich mit vorhandenem Wissen → Schließen der Wissenslücken durch Folgeschritte im Geschäftsprozess Wissensmanagement
• Wissensquellen identifizieren
  • auf welche Informationen kann das Unternehmen zurückgreifen, um Wissenslücken zu schließen
  • aus Vielzahl möglicher Informationsquellen sind die geeignetsten herauszufiltern
  • wichtige Wissensquelle ist Unternehmen selbst → in einem Bereich vorliegendes Wissen kann oft sehr gut in anderen Bereichen des Unternehmens verwendet werden → Wissensmanagement sollte versuchen solche Synergieeffekte zu realisieren
• Wissen erwerben
  • Kauf bzw. Beschaffung von allgemein verfügbaren Informationen
  • erworbene Erkenntnisse müssen von Mitarbeitern entsprechend des Kontext aufbereitet, strukturiert, übertragen werden → Wissensveredlung → zeitaufwendig
  • Erwerb von fertigem sofort anwendbarem Wissen → schneller aber teurer → anzuwenden bei aus Unternehmenssicht zeitkritischem Wissen → Anwerben entsprechend qualifizierter Mitarbeiter von anderen Unternehmen, Erwerb ganzer Unternehmen, „Mieten“ von Wissen
• Wissen entwickeln
  • Veredlung erworbener Informationen zum unternehmensspezifisch anwendbaren und an andere Personen / Bereiche des Unternehmens übertragbaren Wissens
  • dort von Bedeutung, wo im vorangehenden Schritt „nur“ Informationen erworben wurden
  • Herausforderung → Tempo der Wissensentwicklung kann entscheidenden Erfolgsfaktor des Unternehmens darstellen
  • geschicktes Verdichten und Zusammenfassen von Wissen und dessen Austausch fördern ebenfalls Wissensentwicklung
  • Wissen entwickeln bedeutet auch implizites Wissen im Unternehmen in explizites Wissen umzuwandeln → Motivation der Mitarbeiter ihr Wissen nicht zurück zu halten, sondern schriftlich zu fixieren und anderen Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen
• Wissen (ver-) teilen
  • vorhandenes Wissen so verwalten und organisieren, dass es allen relevanten Personen im Unternehmen zur Verfügung steht, soweit es für deren betriebliche Tätigkeiten benötigt wird
  • Voraussetzung ist ein Wissensprofil → zum Verteilen des Wissens → ergänzen um Ort, wo das Wissen benötigt wird und wo das Wissen zu finden ist
  • elektronische Hilfsmittel zur Vereinfachung
  • Wissen ohne Kategorisierung und Katalogisierung kann nicht verteilt werden
  • beim Verteilen von Wissen sind Push- und Pull-Prinzip zu unterscheiden
  • Push-Prinzip → Mitarbeiter werden ohne deren aktives Zutun regelmäßig mit aktuellen Informationen versorgt (z.b. Newsletter)
  • Pull-Prinzip → Initiative für Zugriff auf Wissensbasis geht von Mitarbeiter aus
• Wissen nutzen
  • erfolgreich ist Wissensmanagement erst dann wenn die zur Verfügung gestellten Informationen auch tatsächlich genutzt werden
  • Gefahr, dass eine geschaffene Wissensbasis nicht gepflegt und aktualisiert wird, weil evtl. Aufwand zu groß ist → Veralterung der Wissensbasis
  • wichtig den Nutzen einer solchen Wissensbasis für Einzelnen aufzuzeigen → Anreizsysteme
• Wissen sichern
  • Wissenstand einmal erreichen ist nicht gleich zusetzten mit Wissenstand dauerhaft sichern
  • mögliche Gefahr für Verlust von Wissen ist Fluktuation vor allem bei Fachexperten aber auch durch Krankheit und Todesfälle oder Fehleinschätzung des Wissenswertes (man macht sich keine Mühe das vermeintlich wertlose Wissen zu sichern)
  • gegen Fluktuation → Personalentwicklungsmaßnahmen, Anreizsysteme
  • kontinuierliches schriftliches Fixieren und Archivieren von Expertenwissen
  • wo Wissen nicht schriftlich fixiert werden kann sollte ein personelles Netzwerk aufgebaut werden → nicht nur einzelne Personen verfügen über kritische Wissenselemente, sondern Wissen ist bei mehreren Personen verfügbar
  • sorfgältige Abwägung welches Wissen sicherungswürdig ist
  • Gefahr von Wissensverlust auch bei Verlust und / oder Zerstörung von Datenträgern → Sicherheitslevel definieren, die durch entsprechende technische und / oder organisatorische Maßnahmen zu erfüllen sind
• Wissen bewerten
  • kritisches Reflektieren inwieweit die verfolgten Wissensziele erreicht wurden, hinterfragen ob die verfolgten Ziele auch zukünftig die richtigen sind
  • Auswertung über die Zugriffshäufigkeit auf elektronisch gespeichertes Wissen
  • Befragung von Mitarbeitern bezüglich der Qualität der verfügbaren Wissensbasis
  • Auswertung über Erfolg und Zeitaufwand zur Umsetzung bei besonders wissensintensiven Projektarbeiten
  • Auswertung von Verbesserungsvorschlägen
  • Auswertung zu Produkt- und Prozessqualität
    → Anhaltspunkte wie gut bzw. wie effizient der Geschäftsprozess Wissensmanagement im Unternehmen funktioniert
• Bewertung des prozessorientierten Ansatzes
  • Möglichkeit ganz konkrete Wissensmanagementaufgaben abzugrenzen, beschreiben, zuordnen
  • Wissensmanagement verliert an Unschärfe → wird handhabbarer